Tietosuojakäytäntö

 

Yksityisyys on Seido Systemsille erittäin tärkeää. Haluamme tiedottaa (mahdollisille) asiakkaillemme, toimittajillemme ja liikekumppaneillemme, kunnioittaa heitä ja antaa heille mahdollisimman paljon määräysvaltaa siihen, mitä heidän tiedoilleen tapahtuu. Alla on kuvattu käytäntömme henkilötietojesi keräämisessä, säilyttämisessä, käytössä, välittämisessä ja luovuttamisessa.

Seido Systems haluaa korostaa pyrkivänsä aina toimimaan luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetun vuoden 2016 EU-asetuksen sekä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä annetun Belgian 30. heinäkuuta 2018 annetun lain mukaisesti.

 

SISÄLTÖ

• SOVELTAMISALA
• REKISTERINPITÄJÄN TIEDOT
• SEIDO SYSTEMSIN KÄSITTELEMÄT HENKILÖTIEDOT
• HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN
• KÄSITTELYN TARKOITUKSET
• SÄILYTYSAIKA
• HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN KOLMANSILLE OSAPUOLILLE
• REKISTERÖIDYN OIKEUDET
• SIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN
• LAPSET
• VALITUKSET
• PYSY AJAN TASALLA MUUTOKSISTA

 

SOVELTAMISALA

Tätä tietosuojaselostetta (jäljempänä ”Tietosuojaseloste”) sovelletaan jokaiseen verkkosivuston (www.seido-systems.com) käyntiin ja käyttöön sekä kaikkiin (kaupallisiin) suhteisiin (ja niihin liittyvään tietojenvaihtoon) Seido Systemsin ja sen (mahdollisten) asiakkaiden, toimittajien ja/tai liikekumppaneiden välillä.

 

REKISTERINPITÄJÄN TIEDOT

Seido Systems NV (jäljempänä ”Seido Systems”), jonka kotipaikka on 8560 Wevelgem, Nijverheidslaan 23, ja joka on rekisteröity Belgian yritysrekisteriin (Kruispuntbank van Ondernemingen) numerolla 0869.521.262, vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjä on se, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot (”mitä”, ”miten” ja ”miksi”).

Seido Systemsiin voi ottaa yhteyttä postitse, puhelimitse numeroon +32 56 35 00 35, sähköpostitse osoitteeseen info@seido-systems.com tai verkkosivuston yhteydenottolomakkeella.

Erityisesti tätä Tietosuojaselostetta koskevissa asioissa voi edellä mainittujen yhteystietojen lisäksi ottaa yhteyttä myös seuraaviin henkilöihin:

[Karl Wallecan + webmaster@seido-systems.com]

 

SEIDO SYSTEMSIN KÄSITTELEMÄT HENKILÖTIEDOT

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden avulla henkilö voidaan tunnistaa. Näitä ovat muun muassa, mutta eivät ainoastaan, nimi, osoite, käyttäjänimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut tiedot, kuten IP-osoite, tieto toimialasta ja niin edelleen.

Keräämämme tiedot riippuvat vuorovaikutuksesi asiayhteydestä, tavasta, jolla otat meihin yhteyttä, sekä antamistasi tiedoista.

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

Tiedot, jotka annat tehdessäsi tilauksen, pyytäessäsi tarjousta, täyttäessäsi verkkosivuston yhteydenottolomakkeen, tilatessasi uutiskirjeen, pyytäessäsi näytettä, vieraillessasi toimistoillamme tai messuosastollamme, vaihtaessasi käyntikortteja tai minkä tahansa muun yhteydenpidon yhteydessä (esim. puhelimitse, sähköpostitse, postitse, vierailun aikana, LinkedInissä):

     Tunnistetiedot

• Sukunimi
• Etunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (lankapuhelin/matkapuhelin)
• Faksinumero
• Kotiosoite
• Yrityksen osoite
• Asema ja titteli
• Yrityksen nimi
• Rekisterinumero (ajoneuvon rekisterikilpi)
• Kansalaisuus
• Sukupuoli

     Taloudelliset tiedot

• Pankkitilin numero

 

TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Näitä tietoja kerätään mahdollisten asiakkaiden, asiakkaiden ja toimittajien hallintaa, laadukkaan palvelun tarjoamista, tilausten ja toimitusten käsittelyä (mukaan lukien tarjousten, lähetteiden tai tilauslomakkeiden laatiminen) sekä kirjanpito- ja laskutustarkoituksia varten. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin tai turvallisuussyistä.

Näiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen (mahdollinen) täytäntöönpano. Edellä mainittujen henkilötietojen antaminen on välttämätön edellytys sille, että voit ottaa yhteyttä Seido Systemsiin ja mahdollisesti tehdä sopimuksen. Jos et anna näitä tietoja, Seido Systems ei voi ottaa sinuun yhteyttä eikä siten voi tehdä sopimusta.

Kun näitä tietoja käytetään ainoastaan viestintään Seido Systemsin tai sen konserniyhtiön työntekijöiden kanssa, käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu tarjota laadukasta asiakaspalvelua ja tuotetukea.

Kun henkilötietoja käytetään myös markkinointitarkoituksiin, kuten jäljempänä on kuvattu, oikeusperuste on joko Seido Systemsin oikeutettu etu markkinoida samankaltaisia tuotteita nykyisille asiakkaille tai suostumuksesi markkinointitiedon vastaanottamiseen.

Työhakemuksen yhteydessä annetut tiedot:

• Henkilön tunnistetiedot (mukaan lukien yhteys- ja perhetiedot)
• Koulutustausta
• Työkokemus
• Julkaisut ja/tai portfolio, henkilökohtaiset ominaisuudet, käyttäytymistiedot
• Jäsenyys tai osallistuminen ammatillisiin järjestöihin
• Ammatillinen pätevyys

 

TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Työhakemuksesi käsittely edellyttää, että annat edellä mainitut tiedot. Jos et anna näitä tietoja, Seido Systems ei voi käsitellä hakemustasi.

Näiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano sekä Seido Systemsin oikeutettu etu arvioida hakijan taitoja ja henkilökohtaisia ominaisuuksia suhteessa avoimeen tehtävään.

Jos annetut tiedot sisältävät erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten kansalaisuus, terveystiedot, rikosrekisteritiedot, kansallinen rekisterinumero, seksuaalista käyttäytymistä koskevat tiedot, poliittiset mielipiteet, ammattiliiton jäsenyys jne.), käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi tällaisten tietojen käsittelyyn.

Verkkosivustollamme vierailun yhteydessä automaattisesti kerätyt tiedot (evästeet)

• IP-osoite
• Selain
• Käyttöjärjestelmä
• Verkkotunnus
• Yhteyden ajankohta ja vieraillut sivut sivustolla www.seido-systems.com
• Ulkoinen verkkosivusto, joka ohjasi Seido Systemsin sivustolle
• Sivut, joilla vierailit sivustolla www.seido-systems.com
• Kaikki muut tiedot, jotka olet itse antanut meille
• Katso myös evästekäytäntömme

 

TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Evästeiden käytön tarkoituksena on tehdä verkkosivustosta helposti käytettävä ja parantaa palvelun laatua.

Tämän evästeiden käsittelyn oikeusperuste on suostumus. Toiminnallisten evästeiden osalta se on oikeutettu etumme. Lisätietoja on ‘evästekäytännössämme’.

 

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Näitä henkilötietoja kerätään seuraavien yhteydessä:

• Tilauksen tekeminen
• Tarjouspyyntö
• Verkkosivuston yhteydenottolomakkeen täyttäminen
• Uutiskirjeen tilaaminen
• Käyntikorttien vaihtaminen
• Mikä tahansa muu kirjeenvaihto tai yhteydenpito (esim. puhelimitse, sähköpostitse, postitse, LinkedInissä)
• Verkkosivustolla vierailu (evästeiden avulla)
• Yhteistyö kaupallisen kumppanin kanssa

Kun vastaanotamme tai siirrämme tietojasi verkkosivustollamme, käytämme aina IT-alalla vakiintuneiksi tunnustettuja tietoturvatekniikoita estääksemme tietojesi katoamisen, väärinkäytön tai muuttamisen. Taloudellisille tiedoille käytämme suojattua palvelinta.

 

KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Mahdollisten asiakkaiden, asiakkaiden ja toimittajien hallinta (mahdollisten asiakkaiden, kumppaneiden ja toimittajien luetteloiden laatiminen)
• Viestintä rekisteröidyn kanssa
• Tilausten ja toimitusten käsittely
• Tarjousten, lähetteiden tai tilauslomakkeiden laatiminen, hallinto
• Kirjanpito ja laskutus
• Jälkimarkkinointipalvelu
• Verkkosivuston helppo käytettävyys ja palvelun laadun parantaminen
• Turvallisuus
• Markkinointitarkoitukset, mukaan lukien suoramarkkinointi
• Rekrytointi ja valinta

 

Jos Seido Systems käyttää henkilötietojasi suoramarkkinointiin, sinulla on aina oikeus vastustaa sitä yksinkertaisella pyynnöllä (mahdollisuus ”peruuttaa tilaus”). Antamiesi tietojen (puhelinnumero, postiosoite, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite) perusteella Seido Systems voi ottaa sinuun yhteyttä näiden kanavien kautta (puhelimitse, postitse, tekstiviestillä tai sähköpostitse) kertoakseen tuotteistaan ja palveluistaan sekä tulevista tapahtumista tai kampanjoista.

Kunkin tarkoituksen osalta käsittelyn oikeusperuste voi olla jokin seuraavista:

• Vapaaehtoinen suostumuksesi käsittelyyn
• Sopimuksen valmistelu tai täytäntöönpano
• Lakisääteinen velvoite
• Seido Systemsin painava oikeutettu etu, jolloin pyrimme tasapainottamaan tämän edun yksityisyytesi kunnioittamisen kanssa

Kun käsittelyn oikeusperuste on vapaaehtoinen suostumuksesi, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tämä voidaan tehdä yksinkertaisella pyynnöllä Seido Systemsille käyttäen tämän Tietosuojaselosteen kohdassa ”Rekisterinpitäjän tiedot” mainittuja yhteystietoja.

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi vain edellä mainittujen tarkoitusten saavuttamiseksi, ellemme saa nimenomaista ja vapaaehtoista suostumustasi henkilötietojesi käyttämiseen muihin tarkoituksiin tai ellei käsittely ole tarpeen asetuksen, lain, säädöksen tai päätöksen asettaman velvoitteen noudattamiseksi.

 

SÄILYTYSAIKA

Ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen tai perusteltu (i) lakisääteisen vanhentumis- tai määräajan tai (ii) muun lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tietojasi ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne on kerätty, kuten tämän Tietosuojaselosteen kohdassa ”Käsittelyn tarkoitukset” on kuvattu.

 

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Käsiteltyjä henkilötietoja luovutetaan ainoastaan ja yksinomaan tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti seuraaville vastaanottajille:

• Rekisterinpitäjä
• Rekisteröity
• Tiettyyn toimeksiantoon käytettävät henkilötietojen käsittelijät (esim. markkinointikampanja, IT-palveluntarjoajat, kuljetusyritykset) tai kaupallisina kumppaneina toimivat tahot (esim. itsenäiset edustajat)

Edellä mainitut käsittelijät toimivat ainoastaan Seido Systemsin puolesta. Seido Systems voi antaa seuraavat takeet näiden käsittelijöiden suorittamasta tietojenkäsittelystä:

• Seido Systems on sopinut näiden kolmansien osapuolten kanssa tehdyissä sopimuksissa selkeästi tietojenkäsittelyn laadusta asiaa koskevan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden mukaisesti;
• Kolmannet osapuolet saavat käyttää tietoja vain Seido Systemsin määrittämiin tarkoituksiin ja tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti.

Edellä sanotun estämättä Seido Systems voi joutua luovuttamaan henkilötietojasi:

• Toimivaltaisille viranomaisille (i) kun Seido Systems on siihen lain nojalla tai oikeudenkäynnin yhteydessä velvollinen ja (ii) Seido Systemsin oikeuksien turvaamiseksi ja puolustamiseksi;
• Kun Seido Systems luovuttaa varojaan tai osan niistä kolmannelle osapuolelle liiketoimintakaupan, sulautumisen, jakautumisen tai vastaavan järjestelyn, yhteisyrityksen, uudelleenjärjestelyn tai minkä tahansa muun kokonaan tai osittain tapahtuvan luovutuksen tai rakennejärjestelyn yhteydessä, jolloin henkilötietojasi voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle.

 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröitynä sinulla on useita oikeuksia, joita voit käyttää Seido Systemsiä kohtaan. Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, ota meihin yhteyttä tämän Tietosuojaselosteen kohdassa ”Rekisterinpitäjän tiedot” kuvattujen yhteystietojen kautta.

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta: sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja meillä on sinusta, ja tarkistaa, mihin tarkoituksiin Seido Systems niitä käyttää
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen tai korjaamiseen: voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista tai täydentämistä
• Oikeus vastustaa, jos et hyväksy tapaa, jolla Seido Systems käsittelee henkilötietojasi
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: tietyin edellytyksin sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne kolmansille osapuolille
• Oikeus tietojen poistamiseen: tietyin edellytyksin sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuiksi; tämä pyyntö voidaan hylätä
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit lähtökohtaisesti käyttää näitä oikeuksia maksutta. Lähetä meille tätä varten pyyntö ja sen liitteenä kopio henkilökortistasi, jotta henkilötietojasi ei luovuteta luvattomasti.

Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme periä kohtuullisen maksun pyyntöön liittyvistä hallinnollisista kuluista tai kieltäytyä pyynnöstä. Lisäksi voit käyttää näitä oikeuksia vain kerran kuudessa kuukaudessa.

Ilmoitamme sinulle joka tapauksessa pyyntösi lopputuloksesta kuukauden kuluessa.

 

SIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN

Kaikkiin henkilötietojen siirtoihin Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle vastaanottajalle, joka sijaitsee maassa, jota ei koske Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, sovelletaan siirtosopimuksen määräyksiä, joka (i) sisältää vakiosopimuslausekkeet sellaisina kuin ne on vahvistettu ”Euroopan komission 5. helmikuuta 2010 tekemässä päätöksessä (päätös 2010/87/EU)” tai (ii) perustuu johonkin muuhun tietosuojalainsäädännön tai muun henkilötietojen käsittelyä koskevan sääntelyn mukaiseen mekanismiin.

 

LAPSET

Pyydämme alle 13-vuotiaita olemaan antamatta henkilötietoja Seido Systemsille, ellei vanhemman tai huoltajan suostumusta ole saatu. Jos huomaamme keränneemme henkilötietoja alle 13-vuotiaalta henkilöltä, poistamme nämä tiedot mahdollisimman pian.

 

VALITUKSET

Jos et hyväksy tapaa, jolla Seido Systems kerää, käyttää ja/tai käsittelee henkilötietojasi, voit luonnollisesti ottaa meihin yhteyttä kohdassa ”Rekisterinpitäjän tiedot” mainittujen yhteystietojen kautta. Seido Systems tekee parhaansa vastatakseen sinulle.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, johon saa yhteyden alla olevilla tiedoilla:

Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgian tietosuojaviranomainen)

Drukpersstraat 35

1000 Bryssel

Puh.: +32 (0)2 274 48 00

Faksi: +32 (0)2 274 48 35

Sähköposti: contact@apd-gba.be

 

PYSY AJAN TASALLA MUUTOKSISTA

Seido Systems voi muuttaa tätä Tietosuojaselostetta ajoittain esimerkiksi markkinoiden kehityksen, uusien käsittelytoimien ja rekisteröidyiltä saadun palautteen vuoksi. Kehotamme sinua siksi tutustumaan aina tämän selosteen uusimpaan versioon verkkosivustollamme. Ilmoitamme sinulle luonnollisesti etukäteen verkkosivustomme tai muiden tavanomaisten viestintäkanavien kautta kaikista olennaisista muutoksista ja pyydämme, kun laki sitä edellyttää, ennakkosuostumustasi (uusiin) käsittelytoimiimme.