Personvernerklæring

 

Personvern er svært viktig for Seido Systems. Vi ønsker å informere og respektere våre (potensielle) kunder, leverandører og forretningspartnere og gi dem størst mulig kontroll over hva som skjer med dataene deres. Nedenfor finner du vår policy for innsamling, lagring, bruk, kommunikasjon og utlevering av personopplysningene dine.

Seido Systems vil understreke at selskapet alltid streber etter å handle i samsvar med EU-forordningen fra 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF, og med den belgiske loven av 30. juli 2018 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger.

 

INNHOLD

• VIRKEOMRÅDE
• BEHANDLINGSANSVARLIGES IDENTITET
• PERSONOPPLYSNINGER SOM BEHANDLES AV SEIDO SYSTEMS
• HVORDAN PERSONOPPLYSNINGER SAMLES INN
• FORMÅL MED BEHANDLINGEN
• LAGRINGSTID
• UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER
• DEN REGISTRERTES RETTIGHETER
• OVERFØRING TIL TREDJELAND
• BARN
• KLAGER
• HOLD DEG OPPDATERT OM ENDRINGER

 

VIRKEOMRÅDE

Denne personvernerklæringen (heretter: «Personvernerklæringen») gjelder for ethvert besøk på og all bruk av nettstedet (www.seido-systems.com) samt for alle (kommersielle) relasjoner (og all tilhørende utveksling av data) mellom Seido Systems og selskapets (potensielle) kunder, leverandører og/eller forretningspartnere.

 

BEHANDLINGSANSVARLIGES IDENTITET

Seido Systems NV (heretter «Seido Systems»), med forretningsadresse 8560 Wevelgem, Nijverheidslaan 23, og registrert i Kruispuntbank van Ondernemingen (det belgiske sentrale foretaksregisteret) under nummer 0869.521.262, er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine. Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med og midlene for («hva», «hvordan» og «hvorfor») behandlingen av personopplysninger.

Seido Systems kan kontaktes per post, per telefon på +32 56 35 00 35, per e-post på info@seido-systems.com eller via et kontaktskjema på nettstedet.

Spesifikt når det gjelder denne Personvernerklæringen, kan følgende personer i tillegg til kontaktopplysningene ovenfor også kontaktes:

[Karl Wallecan + webmaster@seido-systems.com]

 

PERSONOPPLYSNINGER SOM BEHANDLES AV SEIDO SYSTEMS

Personopplysninger er alle opplysninger som gjør det mulig å identifisere en person. Dette omfatter blant annet, men ikke utelukkende, opplysninger som navn, adresse, brukernavn, firmanavn, e-postadresse og telefonnummer, samt annen informasjon som IP-adresse, informasjon om bransje og så videre.

Hvilke opplysninger vi samler inn, avhenger av sammenhengen for samhandlingen din med oss, måten du kontakter oss på, og opplysningene du gir.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet av oss:

Opplysninger du gir når du legger inn en bestilling, ber om et tilbud, fyller ut kontaktskjemaet på nettstedet, melder deg på nyhetsbrevet, ber om en prøve, besøker kontorene eller messestanden vår, utveksler visittkort eller ved enhver annen form for kontakt (f.eks. per telefon, e-post, post, under et besøk, LinkedIn):

     Identifikasjonsopplysninger

• Etternavn
• Fornavn
• E-postadresse
• Telefonnummer (fasttelefon/mobil)
• Faksnummer
• Hjemmeadresse
• Firmaadresse
• Stilling og tittel
• Firmanavn
• Registreringsnummer (bilskilt)
• Nasjonalitet
• Kjønn

     Finansielle opplysninger

• Bankkontonummer

 

FORMÅL OG RETTSLIG GRUNNLAG

Disse opplysningene samles inn med det formål å administrere potensielle kunder, kunder og leverandører, levere service av høy kvalitet, behandle bestillinger og leveranser (herunder utarbeidelse av tilbud, følgesedler eller bestillingsskjemaer) og for regnskaps- og faktureringsformål. Opplysningene kan også brukes til markedsføringsformål eller av sikkerhetshensyn.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av disse personopplysningene er (den potensielle) oppfyllelsen av en avtale. Å oppgi personopplysningene ovenfor er en nødvendig forutsetning for å kontakte Seido Systems og eventuelt inngå en avtale. Hvis du ikke oppgir disse opplysningene, kan Seido Systems ikke kontakte deg og kan derfor ikke inngå en avtale.

Når disse opplysningene utelukkende brukes til kommunikasjon med ansatte i Seido Systems eller et tilknyttet selskap, er det rettslige grunnlaget for behandlingen den berettigede interessen i å tilby kundeservice og produktstøtte av høy kvalitet.

Når personopplysninger også brukes til markedsføringsformål, som angitt nedenfor, er det rettslige grunnlaget enten Seido Systems' berettigede interesse i å markedsføre lignende produkter overfor eksisterende kunder eller ditt samtykke til å motta markedsføringsinformasjon.

Opplysninger som gis ved søknad på en stilling:

• Personlige identifikasjonsopplysninger (herunder kontakt- og familieopplysninger)
• Utdanningsbakgrunn
• Yrkeserfaring
• Publikasjoner og/eller portefølje, personlige egenskaper, atferdsdata
• Medlemskap i eller deltakelse i faglige organisasjoner
• Faglig kompetanse

 

FORMÅL OG RETTSLIG GRUNNLAG

For at vi skal kunne behandle søknaden din, er det nødvendig at du oppgir opplysningene ovenfor. Hvis du ikke oppgir disse opplysningene, kan Seido Systems ikke behandle søknaden din.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av disse personopplysningene er oppfyllelse av en avtale samt Seido Systems' berettigede interesse i å vurdere kandidatens ferdigheter og personlige egenskaper opp mot den ledige stillingen.

Hvis opplysningene som gis, inneholder særlige kategorier av personopplysninger (som nasjonalitet, helseopplysninger, strafferegister, nasjonalt registernummer, opplysninger om seksualliv, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap osv.), er det rettslige grunnlaget for behandlingen ditt samtykke til behandling av slike opplysninger.

Opplysninger som samles inn automatisk når du besøker nettstedet vårt (informasjonskapsler)

• IP-adresse
• Nettleser
• Operativsystem
• Domenenavn
• Tidspunkt for tilkobling og besøkte sider på www.seido-systems.com
• Eksternt nettsted som henviste til Seido Systems
• Sider du har besøkt på www.seido-systems.com
• Alle andre opplysninger du selv har gitt oss
• Se også vår policy for informasjonskapsler (cookies)

 

FORMÅL OG RETTSLIG GRUNNLAG

Bruken av informasjonskapsler har som formål å gjøre nettstedet lett tilgjengelig og å forbedre kvaliteten på tjenesten.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen av informasjonskapsler er samtykke. For funksjonelle informasjonskapsler er det vår berettigede interesse. Du finner mer informasjon i vår ‘policy for informasjonskapsler’.

 

HVORDAN PERSONOPPLYSNINGER SAMLES INN

Disse personopplysningene samles inn under eller i forbindelse med:

• Bestilling
• Forespørsel om tilbud
• Utfylling av kontaktskjemaet på nettstedet
• Påmelding til nyhetsbrevet
• Utveksling av visittkort
• Enhver annen form for korrespondanse eller kontakt (f.eks. per telefon, e-post, post, LinkedIn)
• Besøk på nettstedet (via informasjonskapsler)
• Samarbeid med en kommersiell partner

Når vi mottar eller overfører opplysningene dine på nettstedet vårt, bruker vi alltid sikkerhetsteknologier som er anerkjent som standard i IT-bransjen, for å forhindre tap, misbruk eller endring av opplysningene dine. For finansiell informasjon bruker vi en sikker server.

 

FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Personopplysningene nevnt ovenfor behandles av oss for følgende formål:

• Administrasjon av potensielle kunder, kunder og leverandører (utarbeidelse av lister over potensielle kunder, partnere og leverandører)
• Kommunikasjon med den registrerte
• Behandling av bestillinger og leveranser
• Utarbeidelse av tilbud, følgesedler eller bestillingsskjemaer, administrasjon
• Regnskap og fakturering
• Ettersalgsservice
• Gjøre nettstedet lett tilgjengelig og forbedre kvaliteten på tjenesten
• Sikkerhet
• Markedsføringsformål, herunder direkte markedsføring
• Rekruttering og utvelgelse

 

Hvis Seido Systems bruker personopplysningene dine til direkte markedsføring, har du alltid rett til å protestere ved å sende en enkel forespørsel (muligheten til å «melde deg av»). Avhengig av opplysningene du har gitt (telefonnummer, postadresse, mobilnummer, e-postadresse), kan Seido Systems kontakte deg via disse kanalene (per telefon, post, SMS eller e-post) for å informere deg om selskapets produkter og tjenester og om kommende arrangementer eller kampanjer.

For hvert formål kan det rettslige grunnlaget for behandlingen være ett av følgende:

• Ditt frivillige samtykke til behandlingen
• Forberedelse eller oppfyllelse av en avtale
• En rettslig forpliktelse
• En overveiende berettiget interesse hos Seido Systems, i hvilket tilfelle vi streber etter å balansere denne interessen mot respekten for personvernet ditt

Når det rettslige grunnlaget for behandlingen er ditt frivillige samtykke, har du alltid rett til å trekke samtykket tilbake når som helst. Dette kan gjøres via en enkel forespørsel til Seido Systems ved hjelp av kontaktopplysningene som er nevnt i denne Personvernerklæringen under «Behandlingsansvarliges identitet».

Vi samler inn og bruker personopplysningene dine bare for å oppnå formålene nevnt ovenfor, med mindre vi innhenter ditt uttrykkelige og frivillige samtykke til å bruke personopplysningene dine til andre formål, eller med mindre behandlingen er nødvendig for å oppfylle en forpliktelse pålagt av en forordning, lov, forskrift eller beslutning.

 

LAGRINGSTID

Med mindre en lengre lagringstid er påkrevd eller begrunnet for å overholde (i) en lovbestemt foreldelses- eller utløpsfrist eller (ii) en annen rettslig forpliktelse, vil opplysningene dine ikke bli lagret lenger enn nødvendig for formålene de ble samlet inn for, som beskrevet i denne Personvernerklæringen under «Formål med behandlingen».

 

UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER

De behandlede personopplysningene utleveres kun og utelukkende, og i samsvar med denne Personvernerklæringen, til følgende mottakere:

• Behandlingsansvarlig
• Den registrerte
• Databehandlere som er engasjert for et bestemt oppdrag (f.eks. en markedsføringskampanje, IT-leverandører, transportselskaper) eller som opptrer som kommersielle partnere (f.eks. uavhengige representanter)

Databehandlerne ovenfor handler utelukkende på vegne av Seido Systems. Seido Systems kan gi følgende garantier når det gjelder databehandlingen hos disse databehandlerne:

• Seido Systems har i sine avtaler med disse tredjepartene inngått klare avtaler om kvaliteten på databehandlingen i samsvar med forpliktelsene som følger av relevant personvernlovgivning;
• Tredjepartene kan bare bruke opplysningene til de formålene Seido Systems har fastsatt, og i samsvar med denne Personvernerklæringen.

Uten at det berører det ovenstående, kan Seido Systems bli nødt til å utlevere personopplysningene dine:

• Til kompetente myndigheter (i) når Seido Systems er forpliktet til det ved lov eller i forbindelse med rettslige prosesser og (ii) for å ivareta og forsvare Seido Systems' rettigheter;
• Når Seido Systems overdrar sine eiendeler eller deler av dem til en tredjepart, ved virksomhetsoverdragelse, fusjon, fisjon eller lignende transaksjon, joint venture, omorganisering eller enhver annen overdragelse eller omstrukturering, helt eller delvis, i hvilket tilfelle personopplysningene dine kan bli overført til en tredjepart.

 

DEN REGISTRERTES RETTIGHETER

Som registrert har du flere rettigheter som du kan utøve overfor Seido Systems. Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene, kan du kontakte oss via kontaktopplysningene som er beskrevet i denne Personvernerklæringen under «Behandlingsansvarliges identitet».

Du har følgende rettigheter:

• Rett til innsyn innen én måned etter mottak av forespørselen: du har rett til å vite hvilke opplysninger vi har om deg, og til å kontrollere hvilke formål Seido Systems bruker dem til
• Rett til retting eller korrigering av uriktige opplysninger: du kan be om retting eller supplering av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• Rett til å protestere hvis du ikke er enig i måten Seido Systems behandler personopplysningene dine på
• Rett til dataportabilitet: under visse forutsetninger har du rett til å motta personopplysningene dine i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og til å overføre disse opplysningene til tredjeparter
• Rett til sletting: under visse forutsetninger har du rett til å få personopplysningene dine slettet; denne forespørselen kan bli avslått
• Rett til begrensning av behandlingen

Du kan i prinsippet utøve disse rettighetene kostnadsfritt. Send oss i så fall en forespørsel sammen med en kopi av identitetskortet ditt, for å forhindre uautorisert utlevering av personopplysningene dine.

Hvis forespørselen din er åpenbart grunnløs eller overdreven, kan vi kreve et rimelig gebyr for de administrative kostnadene knyttet til forespørselen eller avslå forespørselen. Dessuten kan du bare utøve disse rettighetene én gang hver sjette måned.

Vi vil uansett informere deg om utfallet av forespørselen din innen én måned.

 

OVERFØRING TIL TREDJELAND

Enhver overføring av personopplysninger utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) til en mottaker i et land som ikke er omfattet av en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra Europakommisjonen, skal reguleres av bestemmelsene i en overføringsavtale som (i) inneholder standardavtalebestemmelsene slik de er fastsatt i «Europakommisjonens beslutning av 5. februar 2010 (beslutning 2010/87/EU)», eller (ii) er basert på enhver annen mekanisme i henhold til personvernlovgivningen eller annen regulering knyttet til behandling av personopplysninger.

 

BARN

Vi ber personer under 13 år om ikke å gi personopplysninger til Seido Systems med mindre det er innhentet samtykke fra foreldre eller verge. Hvis vi oppdager at vi har samlet inn personopplysninger fra en person under 13 år, vil vi slette disse opplysningene så raskt som mulig.

 

KLAGER

Hvis du ikke er enig i måten Seido Systems samler inn, bruker og/eller behandler personopplysningene dine på, kan du selvsagt kontakte oss via kontaktopplysningene nevnt under «Behandlingsansvarliges identitet». Seido Systems vil gjøre sitt beste for å gi deg et svar.

I tillegg har du rett til å klage til tilsynsmyndigheten, som kan kontaktes via opplysningene nedenfor:

Gegevensbeschermingsautoriteit (den belgiske datatilsynsmyndigheten)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Tlf.: +32 (0)2 274 48 00

Faks: +32 (0)2 274 48 35

E-post: contact@apd-gba.be

 

HOLD DEG OPPDATERT OM ENDRINGER

Seido Systems kan fra tid til annen endre denne Personvernerklæringen, for eksempel som følge av markedsutviklingen, nye behandlingsaktiviteter og tilbakemeldinger fra registrerte. Vi oppfordrer deg derfor til alltid å lese den nyeste versjonen av denne erklæringen på nettstedet vårt. Vi vil selvsagt informere deg på forhånd via nettstedet vårt eller andre vanlige kommunikasjonskanaler om enhver vesentlig endring og, når loven krever det, be om ditt forhåndssamtykke til våre (nye) behandlingsaktiviteter.